¿Qué es el documento de soporte?
El Documento Soporte es utilizado para contabilizar transacciones, soportar costos, deducciones o impuestos descontables, para respaldar compras de bienes y servicios, este lo genera el comprador cuando realiza transacciones comerciales con un proveedor que no esta obligado a facturar o a generar documentos equivalentes para así poder incluirla en su contabilidad.
La DIAN mediante la
Resolución 000488 del 29 de abril de 2022 estableció que a partir del 01 de agosto de 2022, será obligatoria la implementación, generación y emisión del documento soporte electrónico ante la DIAN, en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Ejemplo: "La empresa Prolego realiza la compra de un artículo y su proveedor le otorga una cuenta de cobro, razón por la cual la empresa Prolego debe realizar y emitir un documento soporte para poder incluir la compra en su contabilidad".
¿Quiénes están obligados a generar un documento soporte electrónico?
Todas las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos y necesiten respaldar una transacción de compra de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
Condiciones para la generación del Documento Soporte de forma electrónica
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación.
- Utilizar el formato electrónico de generación establecido.
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